Khởi đầu thành công của công ty được bắt đầu bằng việc công ty có một văn phòng làm việc với vị trí đắc địa cung cơ sở hạ tầng, giao thông và dịch vụ lý tưởng. Tuy nhiên viêc lựa chọn được văn phòng lý tưởng như vậy không phải là điều đơn giản. Dưới đây là các lưu ý để có thể lựa chọn cho công ty bạn một không gian làm việc hoàn hảo nhất.
Chi phí cố định dành cho việc thuê văn phòng là bao nhiêu?

Việc xác định chi phí cố địch cho việc thuê một văn phòng làm việc luôn đóng vai trò rất quan trọng đối với một công ty mới khởi nghiệp, vì nếu bạn hào phóng chi cho việc thuê văn phòng sẽ là gánh nặng về chi phí nếu công ty của bạn chưa có doanh thu ổn định. Tùy vào nguồn ngân sách dự tính và khoảng thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn giữa một văn phòng cao cấp trong tòa cao ốc hay một văn phòng nhà phố. Tính ổn định về chi phí và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi khá lớn nếu công ty bạn quyết định thời gian thuê lâu dài.
Sơ lược về văn phòng cho thuê

Khi mới khởi nghiệp công ty nào cũng muốn được đặt trong một toà nhà cao cấp với vị trí lý tưởng nhằm quản bá thương hiệu và nâng cao tầm ảnh hưởng của công ty với đối tác và khách hàng. Tuy nhiên hiện nay giá văn phòng cho thuê quận 1 luôn tỷ lệ thuận với chất lượng công trình, dịch vụ quản lý và vị trí của toà nhà.
Ngoài ra, vị trí thuận lợi cho giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định chọn thuê, đặc biệt vị trí tốt luôn thuận lợi cho việc thu hút người lao động.
Phong thủy cũng là một yếu tố quan trọng: đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.

Diện tích văn phòng cho thuê sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Thông thường, diện tích trung bình lý tưởng cho không gian làm việc trên thực tế các công ty vào khoảng 4m2/ người (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ). Trước đây văn phòng của chung tôi hoạt động tại link vực game, với số nhân viên là 15 người, nhưng hiện nay công ty chúng tôi bổ sung thêm nhiều nhân sự nên muốn nhượng lại văn phòng cho doanh nghiệp nào cần.
Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất lớn vào chi tiết diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.

Khi chọn thuê văn phòng tại các toà cao ốc thì uy tín của chủ đầu tư là rất quan trọng. Vì vậy, nên tìm hiểu thông tin về đối tác, nếu chủ đầu tư không phải là đối tác uy tín, đã từng có tiền sự quỵt tiền hoặc gây rắc rối cho phía thuê nhà thì bạn không nên đầu tư vô đó.
Đặc biệt, nếu chủ đầu tư uy tín, có nhiều kinh nghiệp trong việc quản lý cũng như vận hành toà nhà thì khách thuê sẽ rất thoải mái đồng thời nâng cao hình ảnh và thương hiệu của công ty bạn.

Thường thì tiền thuê sẽ thanh toán 1 tháng một lần. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp ngoại kệ, chủ đầu tư muốn thu nhiều tiền một lúc nên sẽ quyết định 3 tháng hoặc 6 tháng/lần. Vấn đề này bạn có thể thỏa thuận với chủ đầu tư xem cách nào là hợp lý với công ty bạn.
Về tiền đặt cọc, bạn nên cố gắng đàm phán mức tiền cọc tối thiểu, lý tưởng nhất là 1 tháng tiền cọc, tuy nhiên hiện nay trên thị trương mức tiền đặt cọc phổ biến nhất được các toà nhà áp dụng là 3 tháng tiền cọc.

Giá thuê văn phòng
Đây là yếu tố không kém phần quan trọng khi bạn tìm kiếm văn phòng cho thuê. Cần lựa chọn văn phòng có mức giá phù hợp với khả năng thanh toán của công ty.

Giá thuê tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí gần trung tâm hay không ? Ban Quản lý là ai ? diện tích thuê ? các trang thiết bị trong toà nhà…

* Lưu ý giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế là 10 %, còn thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23 % tùy theo từng khu vực. Việc giá thuê nhà đã bao gồm thuế hay chưa cần làm rõ ngay từ đầu, ngoài ra khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế do mỗi chi cục thuế có một cách hiểu khác nhau về phần thuế này. Một số toà nhà văn phòng, giá thuê đã bao gồm tiền điện điều hòa trong giờ hành chính, tuy vậy một số tòa nhà không áp dụng quy tắc này.

Bên cạnh đó, việc tính tiền điện điều hoà ngoài giờ hành chính cũng gây tranh cãi khá nhiều do ngoài giờ hành chính thường văn phòng không dùng hết công suất và hệ thống điều hòa trung tâm, việc chia nhỏ diện tích cho từng khu vực khá phức tạp thông thường tính theo miệng gió.
Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.