Khi tìm hiểu về Workflow các doanh nghiệp thường đắn đo không biết nên ứng dụng loại Workflow theo phương án thủ công hay sử dụng phần mềm hữu dụng. Với mỗi phương án lại mang lại các điểm mạnh và hạn chế nhất định, phù hợp sở hữu từng đối tượng cụ thể.

Thủ công là một giải pháp truyền thống, dùng những công cụ như bảng tính, sơ đồ giấy. Ưu điểm chính yếu của phương pháp thủ công này là tiết kiệm kinh phí cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mặt hạn chế của Workflow theo cách thủ công còn lớn hơn nhiều. Trong thời đại kỹ thuật, xu thế chuyển đổi số gõ cửa từng phòng ban trong công ty như hiện tại, nếu như nhà quản lý còn bảo, vẫn mang tư tưởng và bí quyết làm tay chân, sẽ không chạm đến hiệu quả tối ưu.

Phân tích, tìm hiểu về Workflow mới nhận thấy, công ty lưu trữ hoặc truyền dữ liệu tới nhân sự và bộ phận trong công ty bằng lời hoặc lược đồ thường là những công ty nhỏ. Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nguồn nhân công trong công ty ít thì Workflow thủ công vẫn mang đến hiệu quả cao. Mô hình này khá phù hợp có tổ chức nhỏ, có trạt tự việc bao gồm những công đoạn và nhiệm vụ lặp đi, lặp lại. Ngoài ra, nếu sử dụng cho các tổ chức vừa và lớn, có lượng nhân sự lớn, quy trình công việc phức tạp, thì Workflow thủ công sẽ không đem đến hiệu quả. Thay vào ấy nó còn có thể phản tác dụng, làm cho luồng công tác phát triển thành rối rắm, khó kiểm soát và hoàn thành.

Workflow được triển khai theo cách thủ công chắc chắn sẽ gặp phải một vài sai sót nào đó. Những sơ sót này sở hữu thể được điều chỉnh kịp thời, hoặc có thể làm cả giai đoạn công tác đổ sông đổ bể, dẫn đến thất bại trong quản lý. Tuy nhiên điều hành theo tay chân còn gây sức ép và gánh nặng lên nhà điều hành, khiến cho luồng công việc trở nên rắc rối, khó giải quyết và giám sát. Nếu như so sánh giữa Workflow theo cách thủ công và phần mềm Workflow chuyên dụng thì chắc chắn phần thắng sẽ thuộc về phần mềm Workflow

Phần mềm Workflow giúp đưa các trật tự thủ công giấy tờ phức tạp vào phần mềm và cấu trúc thành từng tầng dữ liệu. Nhờ phần mềm chuyên dụng những tài liệu, giấy tờ trong công ty sẽ được văn bản hóa tự động và hoàn chỉnh. Phần mềm Workflow cũng giúp các doanh nghiệp Việt hoàn thành ước muốn số hóa, đổi mới toàn diện cho đơn vị thông qua các giải pháp số. Thay vì phải trực tiếp hỏi thăm, hỏi dò thông từ nhân sự, mọi thông tin và dữ liệu đều được hiển thị trực giác chỉ trên 1 nền móng phần mềm. Hệ thống không chỉ lưu trữ, phân phối dữ liệu mà còn sở hữu tính năng phân tích thông minh.

Thông qua Workflow tổ chức có thể nhận thấy những lợi ích của việc áp dụng phần mềm vào quản lý quy trình. Ngoài ra, nhà quản lý có thể thiết lập các quy trình mới nhằm giao việc tự động cho nhân viên ở dạng Workflow. Ban lãnh đạo với thể dễ dàng giám sát và theo dõi tiến độ công việc thông qua các nhiệm vụ nhỏ được hoàn tất. Công việc của nhà quản lý chính là thiết lập thông báo một lần. Hệ thống phần mềm sẽ tự động chạy, xử lý công việc một cách liên tục, xác thực.

Workflow trên phần mềm sẽ bao gồm các nhân tố như:

• Tên luồng công việc;
• Xác định loại của luồng công việc;
• Người quản trị;
• Người giám sát;
• Ai với quyền tạo nhiệm vụ trong luồng;
• Ai với quyền xem những nhiệm vụ trong luồng;
• Những lý do khiến nhiệm vụ thất bại;
• Miêu tả ngắn về luồng công tác.

Thông qua phân tích Workflow, nhà điều nhận thức rõ ràng hiệu quả của việc ứng dụng Workflow tay chân hay dùng phần mềm. Có thể đề cập những vận dụng khoa học và biện pháp phần mềm mang đến phổ thông ích lợi và cơ hội cho những công ty. Tăng hiệu quả và năng suất công việc, giảm các mức giá nảy sinh và từ đấy giúp tổ chức vững mạnh hơn.

 >>> Tìm hiểu thêm: Workflow là gì?