Khi một người mới gia nhập vào một tổ chức hay công ty, họ thường gặp rất nhiều câu hỏi và cảm xúc. Từ việc tìm hiểu văn hóa tổ chức mới cho đến việc làm quen với đồng nghiệp và các quy trình công việc, những thách thức này có thể khiến người mới cảm thấy bất an và xa lạ. Để giúp họ vượt qua giai đoạn này một cách thuận lợi và nhanh chóng hòa nhập, quy trình onboarding đã trở thành một yếu tố vô cùng quan trọng trong môi trường công việc hiện đại.

Vậy, Onboarding là gì? Onboarding là quá trình đưa một cá nhân mới vào một tổ chức, công ty, hoặc nhóm làm việc. Nó là quá trình hướng dẫn và giới thiệu cho người mới về nền văn hóa, quy trình làm việc, các chính sách, quy định và những thông tin cần thiết khác để họ có thể làm việc hiệu quả trong môi trường làm việc mới.

Quá trình onboarding thường bắt đầu từ lúc một ứng viên chấp nhận lời mời làm việc và kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một vài ngày hoặc một vài tuần. Mục tiêu của onboarding là giúp người mới cảm thấy thoải mái và hòa nhập nhanh chóng, từ đó giúp họ sớm đóng góp và gắn bó lâu dài với tổ chức.

Quá trình onboarding có thể bao gồm các hoạt động như:

1. Giới thiệu về tổ chức: Cung cấp thông tin về lịch sử, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, cấu trúc tổ chức và các bộ phận chính.

2. Hướng dẫn công việc: Đưa ra chi tiết nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc mới, giải thích quy trình làm việc và cung cấp các tài liệu hướng dẫn.

3. Gặp gỡ đồng nghiệp: Giới thiệu người mới với các thành viên trong nhóm làm việc và các đồng nghiệp khác để tạo mối quan hệ và tạo sự hỗ trợ.

4. Đào tạo và phát triển: Cung cấp các khóa đào tạo hoặc chương trình đào tạo để củng cố kỹ năng và kiến thức cho công việc mới.

5. Cung cấp các tài nguyên: Hướng dẫn về các công cụ và tài nguyên mà người mới cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

6. Đánh giá tiến độ: Theo dõi tiến độ và đáp ứng các thắc mắc hoặc khó khăn mà người mới có thể gặp phải trong quá trình onboarding.

Quá trình Onboarding hiệu quả giúp giảm thiểu sự bất an và cảm giác xa lạ cho người mới, từ đó giúp họ nhanh chóng trở thành một phần quan trọng trong tổ chức và đạt được hiệu suất làm việc cao nhất có thể.

Quy trình Onboarding có thể có nhiều bước khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một số bước phổ biến để thực hiện quy trình Onboarding:

1. Chuẩn bị trước:

   - Chuẩn bị các tài liệu và hồ sơ cần thiết cho việc làm việc, bao gồm hợp đồng lao động, biểu mẫu thuế, và các giấy tờ khác.

   - Chuẩn bị vị trí làm việc và các công cụ làm việc cần thiết, như máy tính, điện thoại , thẻ ra vào, v.v.

2. Chào đón và giới thiệu:

   - Chào đón người mới và giới thiệu họ với đồng nghiệp trong bộ phận hoặc tổ chức.

   - Cung cấp thông tin cơ bản về tổ chức, giá trị cốt lõi, sứ mệnh, và cấu trúc tổ chức.

3. Giới thiệu vị trí công việc:

   - Giới thiệu chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc mới.

   - Cung cấp thông tin về các quy trình làm việc, chính sách và quy định liên quan đến vị trí đó.

4. Đào tạo và đào tạo chuyên môn:

   - Cung cấp các khóa đào tạo chuyên môn để phát triển kỹ năng cần thiết cho công việc.

   - Đào tạo về hệ thống, công cụ và phần mềm liên quan đến công việc.

5. Xây dựng mối quan hệ:

   - Khuyến khích việc gặp gỡ và giao tiếp với các đồng nghiệp, quản lý và các thành viên khác trong tổ chức.

   - Giới thiệu với người mới về cấu trúc tổ chức và mối quan hệ công việc để họ hiểu rõ hơn về sự tương tác trong tổ chức.

6. Cung cấp hỗ trợ và giám sát:

   - Đảm bảo rằng người mới có người hướng dẫn hoặc mentor để hỗ trợ họ trong quá trình học việc và thích ứng.

   - Thường xuyên theo dõi tiến độ của người mới và giải quyết các vấn đề hoặc thắc mắc mà họ gặp phải.

7. Giới thiệu văn hóa tổ chức:

   - Giới thiệu với người mới về giá trị và văn hóa tổ chức, giúp họ hiểu rõ hơn về môi trường làm việc và cách thức mọi người làm việc với nhau.

8. Đánh giá và đề xuất cải tiến:

   - Thực hiện đánh giá đầu tiên về hiệu suất làm việc của người mới và cung cấp phản hồi xây dựng.

   - Đề xuất cải tiến quy trình Onboarding dựa trên kinh nghiệm thực tế.

Quy trình Onboarding nên được thiết kế để giúp người mới nhanh chóng hòa nhập và có thể làm việc hiệu quả trong tổ chức. Nó cũng là một cơ hội để tạo mối quan hệ tốt và xây dựng sự cam kết lâu dài với nhân viên mới.

Onboarding là một quy trình quan trọng để giúp người mới nhanh chóng hòa nhập và gắn bó với tổ chức. Nó không chỉ giúp họ nắm vững công việc một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng mối quan hệ và cam kết lâu dài. Bằng cách tạo môi trường chào đón và hỗ trợ, quy trình onboarding mang lại lợi ích cho cả nhân viên mới và tổ chức, đóng góp vào sự thành công chung của cả hai.