• hiết lập được quy trình quản lý văn bản chặt chẽ, thông suốt, các văn bản đến, đi được kịp thời, nhanh chóng chuyển đến các đơn vị phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý đúng thời hạn.
• Không gian lưu trữ văn bản được phân loại, sắp xếp một cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi khi cần thiết.
• Giảm thiểu  tối đa tình trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản.
• Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý văn bản.

Thực hiện theo cách thủ công , được áp dụng rộng rãi khoảng thời gian trước đây, khi máy tính và công nghệ thông tin còn khá xa lạ với nhân viên.

Để sắp xếp văn bản khoa học trước tiên nên phân loại văn bản tổ chức theo dạng hình cây. Từ tổng thể đến chi tiết.

• Phân loại theo cơ quan ban hành : ví dụ : văn bản do cơ quan thuế ban hành, văn bản do các cơ quan bộ ban hành…..
• Phân loại theo chủ đề : ví dụ như  : văn bản đi, văn bản đến, báo cáo…
• Phân loại theo cụm nội dung: Trong cùng một chủ đề có thể phân theo cụm nội dung. Ví dụ : cụm văn bản về khiếu nại, văn bản về các quy phạm pháp luật,…
• Phân loại theo nhóm : Trong cùng một cụm có thể phân loại theo nhóm. Ví dụ : nhóm văn bản tháng 1- 2013, nhóm văn bản tháng 2 - 2014, nhóm văn bản tháng 9 - 2015

• Lập các folder quản lý các file theo nội dung. Nên tạo ra một mẫu chung excel hay word chung cho toàn đơn vị, để mọi người cùng tiếp cận dễ dàng.

• Nên lưu trữ văn bản – hồ sơ tại ổ D, để tránh mất tài liệu khi cài đặt lại máy tính.

Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản được xem  là phương pháp khoa học và chuyên nghiệp nhất. Phần mềm quản ...quản lý văn bản giúp đơn vị bạn lưu trữ quản lý theo một chuẩn nhất định. Có thể phân loại văn bản tài liệu hồ sơ một cách hiệu quả.Trong các trường hợp máy tính hay phần cứng có vấn đề sự cố, kho dữ liệu vẫn được đảm bảo an toàn do đã được lưu trữ trong hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu chuyên dụng. Ngoài ra phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu này còn có thể lưu trữ một dung lượng lớn tài liệu, có thể kết nối quản lý thông suốt qua mạng nội bộ, hay có thể truy cập tìm kiếm tài liệu từ xa qua internet bằng các thiết bị di động thông minh.

>>> Xem ngay: Phần mềm quản ...lưu trữ chuyên nghiệp