Sự xuất hiện của phần mềm Access giúp doanh nghiệp quản trị cơ sở dữ liệu cực kỳ hiệu quả. Vậy thành phần cơ sở của Access là gì và cấu trúc cơ bản của phần mềm này bao gồm những gì? Hãy cùng theo dõi bài viết được chúng tôi chia sẻ với đầy đủ các thông tin hữu ích như sau.

Với người dùng thường xuyên sử dụng phần mềm chắc hẳn sẽ biết thành phần cơ sở của Access chính là Table hay còn gọi là bảng. Khi đó, ở mỗi bảng được cấu thành bởi các hàng và cột để tạo nên các ô và mỗi ô sẽ chứa một dạng dữ liệu riêng biệt. Những dữ liệu này có thể được thu thập trực tiếp từ chính nội bộ hoặc bên ngoài doanh nghiệp để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và phân tích tổng hợp.

Với bảng dữ liệu thống kê trong phần mềm Access, người dùng hoàn toàn có thể chủ động thay đổi, chỉnh sửa hoặc tiến hành liên kết để đáp ứng mục tiêu cụ thể nào đó trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng cũng cần lưu ý vì đây là một trong những công cụ thuộc bộ ứng dụng Microsoft 365 chính vì vậy mà điều kiện tiên quyết để người dùng có thể sử dụng chính là phải đăng ký tài khoản bản quyền. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng những thành phần cơ bản nhất mà công cụ này đang sở hữu thông qua chính nội dung bên dưới.

Bên cạnh thành phần cơ sở của Access, người dùng cần tìm hiểu thêm các thành phần khác để có thể sử dụng công cụ một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là 04 phần mà người dùng sẽ được trải nghiệm khi sử dụng phần mềm Access như sau:

Đứng ở vị trí đầu tiên chính là bảng, đây là không gian để lưu trữ dữ liệu mà doanh nghiệp đang cần sử dụng. Các dữ liệu này có thể là thông tin khách hàng, thông tin nhân sự trong tổ chức, danh sách các sản phẩm…Dựa vào những thông tin được tổng hợp này, người dùng có thể dễ dàng truy vấn, tìm kiếm và tiến hành sàng lọc dễ dàng nhất. Với những dữ liệu quan trọng, người dùng có thể đánh dấu thông qua màu sắc hoặc thay đổi font chữ chỉ với một vài những thao tác cơ bản ngay trên chính phần mềm Access. 

Tiếp đến là thành phần truy vấn giữ một vai trò quan trọng trong phần mềm Access. Khi đó, người dùng sẽ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản như tìm hoặc xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng khác nhau. Thay vì phải thao tác tìm kiếm thủ công mất rất nhiều thời gian mà lại không hiệu quả thì người dùng có thể sử dụng thành phần này để gia tăng năng suất. Ở thành phần này, người dùng có thể ứng dụng để tìm kiếm thông tin khách hàng, đơn hàng hoặc các dữ liệu có liên quan khác.

Ngoài bảng và truy vấn thì thành phần tiếp theo của Access chính là biểu mẫu. Khi đó, người dùng có thể chủ động xem, nhập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng tùy chỉnh bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, biểu mẫu sẽ bao gồm cả các liên kết với trường cơ sở dữ liệu bảng kết hợp cùng cách thức bố trí thông qua câu lệnh và dải băng trong thiết kế.

Cuối cùng là thành phần không thể thiếu của phần mềm Access chính là báo cáo. Dựa trên những dữ liệu đã được tổng hợp và phân tích để tạo nên những bảng báo cáo hoàn chỉnh nhất và được chia sẻ đến một hoặc nhiều người dùng khác nhau dễ dàng. Với thành phần này, người dùng có thể lựa chọn dưới hàng bảng số liệu hoặc biểu đồ, biểu mẫu thống kê.

Sau khi đã tìm hiểu về những thành phần cơ sở của Access và thành phần quan trọng có trong phần mềm tiếp đến hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về những vai trò của công cụ này đối với người dùng hiện nay đặc biệt là doanh nghiệp.

Với vai trò thực tiễn mà phần mềm Access đang sở hữu, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhất định không nên bỏ qua công cụ này với:

• Hỗ trợ thiết lập dữ liệu thông qua các bảng cụ thể.

• Dễ dàng nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cả Excel, web hay .

• Thiết lập mối quan hệ với một hoặc nhiều bảng dữ liệu khác nhau.

• Sẵn sàng truy xuất dữ liệu thông qua chính liên kết cụ thể.

• Các dữ liệu được truy xuất dưới nhiều dạng khác nhau để người dùng sử dụng như bảng tính Excel, PDF hay CSV.

• Có thể tự động hóa quy trình thông qua VBA để làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.

• Sẵn sàng tạo nên những bản thiết kế báo cáo trực quan nhất cho người dùng theo dõi.

• Người dùng có thể chủ động tổng hợp và tính toán dữ liệu tổng quan nhất.

Xem thêm: powerpoint là gì, microsoft 365 login

Trên đây là những chia sẻ của MSO để gợi ý người dùng thành phần cơ ... Accessvà những yếu tố quan trọng. Nếu người dùng cần sự trợ giúp từ chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777

Email: vphn@hvn.vn