Phần mềm hỗ trợ gửi và nhận thư điện tử chuyên nghiệp được nhiều người dùng sử dụng nhất hiện nay chính là Outlook Office 365. Để hiểu rõ về khái niệm và cách sử dụng phần mềm này hiệu quả nhất, người dùng hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới đây.

Outlook Office 365 hay còn được biết đến với tên gọi Microsoft 365 Outlook, một trong những dịch vụ email tích hợp sẵn trong hệ sinh thái Microsoft 365. Với công cụ này, người dùng có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơi trên 05 thiết bị chỉ với duy nhất một tài khoản bản quyền. Đặc biệt hơn cả, khả năng bảo mật được tích hợp sẵn để ngăn chặn sự tấn công của Virus và email spam nhanh chóng và dễ dàng.

Khi sử dụng Outlook Office 365, người dùng có thể trải nghiệm đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao để làm việc hiệu quả như:

• Gửi email đến một hoặc nhiều địa chỉ cùng lúc kết hợp cùng với khả năng lên lịch hoặc thu hồi thư nhanh chóng.

• Thiết lập cuộc họp, tạo lịch hẹn với thời gian, địa điểm tham dự, đối tượng tham gia cụ thể.

• Sử dụng tính năng để gửi các email có nội dung tương tự đến nhiều địa chỉ khác nhau.

• Thao tác làm việc nhanh chóng trên Outlook login Office 365 với phím tắt được sử dụng phổ biến.

• Thay đổi chế độ xem email mặc định để phù hợp với nhu cầu sử dụng của chính người dùng.

• Dễ dàng chia sẻ lịch làm việc của cá nhân với nhiều người dùng khác nhau.

• Thiết lập quy tắc sử dụng email để quản lý nhanh chóng và dễ dàng.

Với những thông tin được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được khả năng ứng dụng của mail Outlook 365 trong công việc. Tiếp đến, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng cách để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả thông qua nội dung bên dưới. 

Để sử dụng Outlook Office 365 một cách hiệu quả, người dùng có thể tham khảo ngay 05+ cách hướng dẫn triển khai được chúng tôi chia sẻ thông qua nội dung bên dưới đây:

Để có thể sử dụng các tính năng có trong Outlook Office 365, trước tiên người dùng cần phải tiến hành đăng nhập tài khoản với các bước được hướng dẫn chi tiết như sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã được cài đặt về máy tính hoặc truy cập địa chỉ Outlook.com trên trình duyệt tìm kiếm.

Bước 2: Trên giao diện hiển thị, người dùng chỉ cần click chọn Đăng nhập và hệ thống sẽ chuyển hướng sang bước tiếp theo.

Bước 3: Tại đây, người dùng sẽ nhập địa chỉ email của tài khoản Outlook đã đăng ký thành công > sau đó click chọn Tiếp theo.

Bước 4: Nhập mật khẩu yêu cầu vào ô trống > sau đó click chọn Đăng nhập. Lưu ý, nếu người dùng quên mật khẩu đăng nhập có thể liên hệ với tài khoản quản trị cấp cao nhất để được cấp lại.

Bước 5: Hoàn tất.

Với 05 bước trên đây, người dùng đã thực hiện thành công Outlook Office 365 login trực tuyến. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần mềm này dễ dàng.

Sau khi đăng nhập thành công, người dùng có thể tiến hành gửi thư đến một hoặc nhiều địa chỉ khác nhau thông qua nội dung bên dưới:

Bước 1: Trên giao diện của phần mềm, người dùng click chọn Thư mới ở góc trên cùng bên trái.

Bước 2: Sau đó, một hộp thư nhỏ sẽ hiển thị và người dùng sẽ tiến hành nhập đầy đủ thông tin như địa chỉ người nhận, tiêu đề, nội dung email, tệp đính kèm…

Bước 3: Sau khi thực hiện xong, người dùng có thể kiểm tra thông tin lại một lần nữa và click chọn nút Gửi.

Bước 4: Hoàn tất.

Trong trường hợp người dùng không muốn gửi luôn email thì có thể sử dụng tính năng lên lịch trên Outlook Office 365 bằng cách:

Click chọn chữ V bên cạnh nút Gửi > chọn Lên lịch > nhập thời gian mà người dùng muốn tiến hành lên lịch gửi thư > sau đó click chọn Gửi.

Ngoài ra, nếu người dùng muốn thu hồi thư đã gửi trên Outlook Office 365 thì có thể thực hiện các bước như sau:

Sau khi chọn nút Gửi > ở góc dưới cùng bên trái click chọn Hoàn tác > Người dùng chỉ có 10s để thao tác thu hồi thư trên phiên bản Outlook online.

Outlook Office 365 còn có thêm một tính năng lên lịch hẹn mà người dùng không nên bỏ qua. Khi đó, người dùng có thể tham khảo với các bước triển khai như sau:

Bước 1: Ở thanh công cụ bên trái màn hình click chọn vào biểu tượng Lịch > người dùng chọn Sự kiện mới.

Bước 2: Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị một của số mới và người dùng sẽ tiến hành nhập đầy đủ thông tin yêu cầu.

Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin chỉ cần click chọn Lưu để hệ thống lưu lại thông tin mà người dùng đã thêm.

Bước 4: Hoàn tất.

Với 04 bước thực hiện như trên, việc tạo lịch họp hoặc tổ chức sự kiện sẽ diễn ra dễ dàng trên Outlook Office 365. 

Người dùng cũng có thể thêm chữ ký vào cuối mỗi email khi sử dụng Outlook Office 365. Để có thể triển khai, người dùng hãy áp dụng các bước như sau:

Bước 1: Click chọn nút Cài đặt ở góc trên cùng bên phải màn hình.

Bước 2: Sau đó, người dùng click chọn Thư > chọn Thảo và trả lời. Lúc này, người dùng có thể thêm chữ ký mới hoặc chỉnh sửa chữ ký có sẵn.

Bước 3: Sau khi bổ sung xong các thông tin cần có trong chữ ký email, người dùng chỉ cần click chọn Lưu để hoàn tất.

Trên đây là những chia sẻ của MSO để gợi ý người dùng cách sử dụng Outlook Office 365 một cách hiệu quả nhất. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ bất cứ vấn đề nào về công cụ này vui lòng liên hệ tới địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777

Email: vphn@hvn.vn